Welche Voraussetzungen braucht eine Kommune, um bürgernahe Dienstleistungen anbieten zu können?
Um modern und zukunftsorientiert agieren zu können, muss eine Kommune zuallererst intern reibungslos funktionieren. Sie muss ihre internen Arbeitsabläufe transparent machen und diese effizient umsetzen. Nur so kann sie nach außen hin zum Bürger schnell handeln und qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbieten.
Die bamero AG berät und begleitet Kommunen darin, ihre internen Abläufe zu beleuchten, zu hinterfragen und Problemstellen zu identifizieren. Mithilfe geeigneter Methoden kann dann praktisches Prozessmanagement umgesetzt und kontinuierlich vorangetrieben werden – für eine moderne Verwaltung, die den Anforderungen der Bürger kompetent begegnen kann!
Wichtigste Voraussetzung: interne Transparenz
In größeren Kommunen fehlt es zwischen den internen Fachabteilungen oftmals an Transparenz und auch an Wissen darüber, was die jeweils andere Abteilung macht bzw. wie bestimmte Aufgabengebiete ineinander übergreifen. Strukturen über Abteilungen hinweg sind häufig historisch gewachsen und sehr komplex – beispielsweise sind durch einen oftmals hohen Grad der Aufgabenteilung unzählige fehleranfällige Schnittstellen entstanden. Das erschwert die Zusammenarbeit, schafft Missverständnisse und verhindert die pragmatische Umsetzung eines gemeinsamen Zielbildes und einer umfassenden digitalen Strategie für den gesamten Verwaltungsapparat. Die Notwendigkeit eines solchen Zielbildes steht jedoch heute in fast jedem kommunalen Leitbild oder Wahlprogramm und ist sogar gesetzlich durch das Online-Zugangsgesetz (OZG) festgeschrieben.
Ausrichtung auf ein gemeinsames Zielbild
In einer solchen Ausgangslage ist es grundsätzlich notwendig, die Beteiligten erst einmal an einen Tisch zu bringen und eine gemeinsame Ausgangslage zu schaffen. Denn oft genug haben die betroffenen Abteilungen trotz aller Diskrepanzen ein gemeinsames Ziel – so wollen sie z.B. „Top Enabler“ ihrer Verwaltung werden und die Digitalisierung ihrer internen Abläufe vorantreiben. Um das zu erreichen, braucht es eine gemeinsame Ausrichtung!
Bei dieser Aufgabe ist die bamero der geeignete Partner, um begleitend und beratend bei der Zielfindung mitzuwirken. So werden in einem ersten Schritt die unterschiedlichen Aufgaben der betroffenen Fachabteilungen zielgerichtet aufgenommen. Im nächsten Schritt werden die Interaktionen beider Abteilungen genauer unter die Lupe genommen:
Wer hat mit wem zu tun?
Wer braucht von wem welche Informationen ?
Wo und zwischen wem gibt es interne Schnittstellen?
Wo sind die Schnittstellen nach außen, zu anderen Fachabteilungen oder zum Bürger?
Wo kommen interne Anfragen an?
Sind die Verantwortungsbereiche und Übergänge klar definiert?
Weiß jeder in der Abteilung, welches die Aufgaben der Kollegen in den anderen Abteilungen sind?
Basierend auf diesen Erkenntnissen werden anschließend die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in gemeinsamen Workshops klar definiert. Sind diese Rollen und Kommunikationswege einmal beleuchtet, fällt es leichter zu erkennen, wo Problemfelder sind, warum manche Arbeitsabläufe nicht reibungslos funktionieren und welche Hürden die Umsetzung einer gemeinsamen Vision verhindern.
Erarbeitung einer Roadmap mit M.E.M.O.
Ausgehend von dieser pragmatischen Ist-Analyse und dem ersten „Aha“-Effekt können im nächsten Schritt die wichtigsten internen Prozesse abgeleitet werden. Schnell wird dann oft sichtbar, welche Wege eine Bürgeranfrage gehen muss und über wie viele Schreibtische diese Anfrage läuft. Es gilt, eine pragmatische Roadmap zur Zielerreichung zu identifizieren.
Hierfür verwendet bamero die bewährte Methode M.E.M.O. (Map – Enrich – Monitor – Optimize), die agile Methode für Prozessmanagement. Mit M.E.M.O. ist eine strukturierte und agile Vorgehensweise zur Entwicklung und Umsetzung maßgeschneiderter Digitalisierungsroadmaps möglich! Im Fokus stehen dabei (Ziel-)Prozesse, ihre umgebenden Artefakte, wie z.B. (Software-) Werkzeuge, Rollen, Verantwortlichkeiten, Mitarbeiterfähigkeiten etc., sowie die Integration der Mitarbeiter in den gesamten Entwicklungs- und Umsetzungsprozess.
Die Erfahrung zeigt deutlich: Nur wenn die Mitarbeiter selbst einen Mehrwert in Veränderung spüren und diese mit beeinflussen können, werden sie diese Veränderung proaktiv vorantreiben.
Anhand eines gemeinsam definierten Plans kann das ursprünglich definierte Zielbild konkret verwirklicht werden. Das bedeutet: Unterschiedliche Initiativen z.B. zur Effizienzsteigerung oder Digitalisierung werden auf dasselbe Ziel ausgerichtet. Operative Handlungsfelder werden festgelegt, die die Zusammenarbeit und die Interaktionen der Abteilungen im Tagesgeschäft betreffen. Mittelfristig werden strategische Initiativen gemeinsam erarbeitet, um neue und innovative Dienstleistungen anbieten zu können.
In diesem Prozess ist die bamero mit ihren Experten vor Ort dabei, schult, berät, hinterfragt und befähigt letztendlich die Mitarbeiter, die angestoßenen Maßnahmen selbständig weiterzuführen und zu entwickeln.
