Täglich werden wir mit Themen wie der “Digitalisierung von Prozessen”, der „Digitalen Transformation“ oder “Workflow” konfrontiert. Diese Begriffe sind inzwischen zu Modewörtern geworden, die oft verwendet werden, ohne dass man deren genaue Bedeutung kennt bzw. korrekt differenziert.
Daher soll hier einmal grundsätzlich erläutert werden, was Prozessdigitalisierung und Workflow tatsächlich bedeuten.
“Das Pferd wird es immer geben, Automobile hingegen sind lediglich eine vorübergehende Modeerscheinung.”
Dieses Zitat des Präsidenten der Michigan Savings Bank von 1903 ist soweit korrekt.
Fakt ist, dass es heute noch Pferde gibt.
Fakt ist auch, dass – bezogen auf die Dauer der Existenz unserer Erde – das Automobil tatsächlich eine reine „Modeerscheinung“ ist.
Weshalb dieses veraltete Zitat aus 1903? Viele Aussagen, die wir tagtäglich über die Digitalisierung von Prozessen und Workflows hören, sind auch nicht unbedingt falsch. Aber die Begriffe „Digitalisierung“ und „Digitale Transformation“ werden als beliebte Modewörter oft ohne fundiertes Wissen bei allen möglichen Themen verwendet. Aus diesem Grund möchten wir hier diese Begriffe einmal grundlegend erläutern:
Was bedeuten Prozessdigitalisierung und Workflow wirklich?
Vorab einige beispielhafte Aussagen aus dem täglichen Gebrauch:
„Digitalisierung? Wir haben doch SAP!“
„Unsere Prozesse sind bereits voll digitalisiert – wir setzen ja EXCEL und E-Mail ein…“
„Workflows? Wir brauchen hier so eine innovative Blockchain.“
„In diesem Workflow können unsere Mitarbeiter eine Checkliste ausdrucken und einzelne Aufgaben abhaken.“
„Workflows? Schon vor 20 Jahren haben wir mit EXCEL-Makros und der Software XY unsere Prozesse digitalisiert.“
„Hier kann der Kunde im Web seine Daten in ein Formular eintragen und dann wird eine E-Mail an den Mitarbeiter gesendet – quasi ein automatisierter Workflow.“
Ähnliche Aussagen könnte man endlos fortführen. Die Begriffe “Automatisierung, Digitalisierung, Workflow, Formulare und Digitale Transformation” werden oft und losgelöst von der eigentlichen Bedeutung verwendet. Zurecht sind Mitarbeiter am Ende einer Diskussion im Kontext Digitalisierung meist nur noch verwirrt.
Von wissenschaftlicher Seite aus betrachtet sieht es folgendermaßen aus:
Definition Prozess: „Ein Prozess ist eine Menge von manuellen, teil-automatisierten und automatisierten Aktivitäten, die zur Erreichung eines bestimmten Zieles unter Einhaltung vorab definierter Regeln abfolgen.“
(Mevius S. 11, 2006)
Klassische (Geschäfts)Prozesse kennen wir aus alltäglichen Situationen im Geschäftsumfeld. So z.B. der Bestellvorgang für neue Waren, Mitarbeitereinstellungen oder der Urlaubsantrag. Wo Aufgaben koordiniert durchgeführt werden, um ein definiertes Ergebnis zu erreichen, spricht man von Prozessen.
Definition Workflow: Ein „Workflow [..] ist die Automatisierung von Prozessen, die Kombinationen von Menschen beinhalten und maschinenbasierte Aktivitäten, ..[..] .“
(Workflow Management Coalition S.3, TC00-1003, 1995)
Wissenswert #1: Prozess und Workflow sind nicht dasselbe!
Der Prozess umfasst ALLE Aktivitäten (Tätigkeiten, Aufgaben etc.) – auch manuelle. Wenn z. B. ein Telefonat geführt wird, eine Schraube in ein Werkstück gedreht wird oder Mitarbeiter sich besprechen, sind dies Teile des Prozesses. Diese Art von manuellen Aktivitäten ist jedoch NICHT Teil des Workflows.
Wissenswert #2: Die Digitalisierung von nicht-manuellen Aktivitäten im Prozess ist der Workflow!
Wenn in einem zentralen System – z.B. ein ERP oder Workflow-Management-System (auch im weitesten Sinne Business Process Management System (BPMS)) – Aktivitäten in einem klar definierten Ablauf zwischen einer oder mehreren Rollen (Personen) und / oder IT-Systemen koordiniert werden, spricht man von einem Workflow. Wenn ein Mitarbeiter, anstatt ein papierbasiertes Formular auszufüllen und dem Kollegen zu übergeben, ein digitales Formular ausfüllt und das Workflow-System diese Information an den Kollegen übersendet um z. B. eine Genehmigung einzufordern, hat man einen digitalisierten Prozess und damit einen Workflow!
Wissenswert #3: Digitalisierung ≠ Automatisierung
Trägt der o.g. Mitarbeiter Informationen in ein Formular ein, um z. B. eine interne Bestellung beim Einkauf zu erzeugen (Bestellanforderung), löst er damit einen Workflow aus. Wenn in unserem Beispiel nun ein Algorithmus die eingegebenen Daten prüft, auf Basis von Regeln eine interne Bestellung automatisch erzeugt und diese direkt ohne weiteres Zutun von Mitarbeitern über eine Schnittstelle beim Lieferanten eine Bestellung auslöst und die Ware geliefert wird, dann sprechen wir von Automatisierung. Alles was im Hintergrund eines Workflow-Systems über Schnittstellen an Funktionen von anderen Systemen genutzt wird, ist im eigentlichen Sinne die Automatisierung. Sobald ein Mensch involviert ist (Informationen eingeben, Genehmigungen erteilen etc.) ist es „nur“ digitalisiert.
Bewerten Sie nun selbst, inwiefern den o.g. Aussagen wirklich ein definiertes Verständnis von Prozessdigitalisierung und Workflow-Management zugrunde liegt.
Bewerten Sie außerdem, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen bereits digitalisiert bzw. automatisiert ablaufen.
Eine Modeerscheinung wird Prozessdigitalisierung definitiv nicht bleiben – sie wird eher eine Notwendigkeit werden!
Haben Sie noch Fragen zu diesem Thema? Sprechen Sie uns gerne unverbindlich an.
Autor: Florian Kurz, CEO der bamero AG
