Haben Sie einen Überblick über alle Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen?
Wissen Sie, welche Prozesse tatsächlich zur Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen beitragen?
Mithilfe einer Prozesslandkarte sind diese Fragen schnell zu beantworten.
Gibt es geregelte Verantwortlichkeiten für die Abteilungen in Ihrem Unternehmen bzw. ein Organigramm? Mit Sicherheit. Haben Sie für Ihre Mitarbeiter auch klar definiert, wer verantwortlich für welchen Prozessbereich ist? Also wo beispielsweise die Schnittstellen zwischen Vertrieb und After-Sales sind?
In vielen Unternehmen geht irgendwann der Überblick über alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse verloren, deren In- und Output und die Abhängigkeiten untereinander. Über die Jahre hinweg sind Abteilungen gewachsen, neue Prozesse kamen hinzu, alte wurden erweitert – bis die Anzahl an Prozessen so unübersichtlich wurde, dass keiner mehr einen vollständigen Überblick hat. Für strategische Entscheidungen ist es aber wichtig, genau den zu haben. Weitaus mehr als die fehlende Transparenz kommt dazu das ungenutzte Potenzial definierter Prozessschnittstellen zum Tragen. Oft sind Abteilungsgrenzen auch Prozessgrenzen und nicht selten auch IT-Applikationsgrenzen. So druckt eine Abteilung eine Liste aus, damit die nachfolgende Abteilung diese wiederum abtippen kann. Solche Phänomene tauchen in der Realiät häufiger auf, als Sie wahrhaben wollen!
Eine Darstellung der Geschäftsprozesse auf den unterschiedlichsten Ebenen dient als Basis für künftige unternehmerische Entscheidungen und ist außerdem eine Voraussetzung für Qualitätssicherung.
Man unterscheidet drei unterschiedliche Arten von Prozessen:
- Kernprozesse – diese Prozesse haben einen hohen Anteil an der Wertschöpfung im Unternehmen, z.B. die Produktion oder der Einkauf, und sind wettbewerbsrelevant.
- Unterstützungsprozesse – diese laufen im Hintergrund der Kernprozesse und sind für deren Ausführung notwendig, z.B. Buchhaltung oder IT.
- Managementprozesse – diese bilden den unternehmerischen und strategischen Rahmen für die anderen beiden Prozesse.
Bei der Erstellung einer Prozesslandkarte werden zuerst alle bereits vorhandenen bzw. geplanten Prozesse erfasst und in die drei genannten Kategorien eingeteilt. Weiterhin werden alle internen und externen Schnittstellen der aufgenommenen Prozesse beleuchtet, so z.B. zwischen den unterschiedlichen Fachabteilungen und zu Lieferanten und Kunden. Die so erstellte grafische Darstellung ermöglicht es, die wichtigsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens und deren Beziehungen untereinander darzustellen. Sie sorgt für Überblick, Transparenz und erleichtert das Erkennen von Optimierungspotential. Nur wer die Zusammenhänge der unternehmensinternen Abläufe kennt und die damit verbundenen Bereiche bewerten kann, kann fundierte Entscheidungen treffen und effiziente Optimierungsmaßnahmen einleiten.
Ein konkretes Beispiel aus unseren Projekten:
Ein mittelständisches Unternehmen (> 1.000 Mitarbeiter) steht vor der Fragestellung, wie viele Prozesse durch das eigene ERP-System abgedeckt werden. Weiter stellt sich die Frage, wie dieses ERP im Vergleich zu anderen Systemen auf dem Markt abschneidet. Um den vollen Funktionsumfang darstellen zu können, wurde deshalb vorab eine Prozesslandkarte erstellt. Daraufhin war schnell ersichtlich, welche Prozesse und Anforderungen vom eigenen ERP System abgedeckt werden. Auch die Fragestellung, welche individuellen Anforderungen zusätzlich zum Standard implementiert wurden, war schnell beantwortet. Anschließend konnte geprüft werden, was über Drittsysteme, wie z.B. ein DMS, die Schnittstellen zum ERP haben, abgedeckt wird. Im Anschluss daran wurde ein ausführlicher Fragenkatalog mit technischen und fachlichen Schwerpunkten erstellt und Mitarbeiter in unterschiedlichen Fachbereichen befragt. Die Auswertung dieser Ergebnisse machte es möglich, ein ganzheitliches Bild des unternehmensinternen ERPs zu erstellen und so einen objektiven Vergleich mit anderen Anbietern durchführen zu können. Die unterschiedlichen Funktionen wurden mit Punkten versehen, bewertet und ein abschließendes Punkteranking erstellt. Somit konnte der Nutzungsgrad des ERPs in den Prozessen schnell ermittelt werden. Fehlende IT-Unterstützung wurde ebenfalls schnell transparent. Eine Prozesslandkarte schafft also schnell Transparenz und dient als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
Haben Sie schon eine Prozesslandkarte für Ihr Unternehmen erstellt? Noch nicht?
Kommen Sie auf uns zu. Wir unterstützen und beraten Sie gerne!
Autor: Tobias Hohner & Florian Kurz
