Kommunikationsanalyse:
Warum eine transparente Kommunikation für Ihre Organisation wichtig ist
Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie sich Ihr Team mit anderen Fachabteilungen, Organisationseinheiten oder der Führungsebene austauscht? Wahrscheinlich nicht – warum auch?
Dabei ist die Antwort einfach: Transparente Kommunikation ist der Schlüssel, um Veränderungen nachhaltig in die Organisation zu tragen, die Zeit Ihres Teams effizient zu nutzen und letztlich den ROI Ihrer Projekte zu sichern.
Wir erleben immer wieder einen großen Aha-Effekt, wenn wir zu Beginn eines Projekts das Change Management aufsetzen und gemeinsam mit unseren Kunden eine Kommunikationsanalyse durchführen. Das ist kein Hexenwerk. Wir stellen einfach die Frage: „Wer spricht bei Ihnen wann, wie, mit wem, über was und in welcher Regelmäßigkeit?“
Zur Visualisierung nutzen wir große Kreise, um verschiedene Abteilungen (die eigene, Fachabteilungen, andere Konzerneinheiten oder das Management) darzustellen, und platzieren innerhalb dieser Kreise die jeweiligen Teams, Führungspositionen oder Leitungskreise. Wir identifizieren und markieren die relevanten Stakeholder für das jeweilige Vorhaben. Anschließend analysieren wir, welche Regeltermine es mit welchen Bereichen gibt. Welche Themen werden besprochen? Finden die Treffen persönlich oder virtuell statt? Welche weiteren Austauschformate und -kanäle existieren? Jahres-Kick-offs, Strategie-Tagungen, Reviews, Intranet-Updates, Newsletter-Beiträge, Betriebsversammlungen? All diese Kommunikationswege werden mit Pfeilverbindungen dargestellt – ein Konstrukt, das schnell einem verhedderten Wollknäuel ähnelt. Wer behält da noch den Überblick?
Ein konkretes Beispiel hierfür stammt aus einem Projekt zur strategischen Neuausrichtung der IT eines Anlagenbauers. Gemeinsam mit dem IT-Projektteam analysierten wir die Kommunikation sowohl in Richtung der Fachbereiche als auch gegenüber dem Management und den externen Dienstleistern.
Abbildung 1: Beispiel einer einfachen Kommunikationsanalyse (stark anonymisiert)
Ergebnisse und Erkenntnisse
Nachdem der Erhebung aller relevanter Stakeholder und Kommunikation folgt die Analyse. Sehr schnell kommt man zu ersten Ergebnissen.
Typische Erkenntnisse sind:
- Redundanz von Meetings:
Oft treffen sich dieselben Personen regelmäßig zu ähnlichen Themen, ohne dass dabei neuer Mehrwert entsteht. („Ja, das sind noch die aktuellen Tasks und hier sind ein paar neue Sachen im Backlog…“) - Ungleichgewicht im Kontakt zu Fachbereichen:
Mit manchen Teams spricht man jede Woche und ist in intensivem Austausch, mit anderen redet man nur mal zufällig auf dem Flur. („So ein Format bräuchten wir eigentlich auch mal mit dem Controlling!“) - Operative Fokussierung von Meetings:
Man tauscht sich viel über konkrete Aufgaben aus und wenig darüber, was der Fachbereich beispielsweise in Sachen Digitalisierung erreichen möchte. („Wie soll eure Zukunft konkret aussehen und wobei benötigt ihr Unterstützung?“) - Unklare Kommunikation mit Zulieferern und Dienstleistern:
Oft fehlt es hier an klaren Verantwortlichkeiten und definierten Kommunikationswegen. („Äh, da muss ich kurz nachschauen, wann mein Kollege das gemeldet hatte…“) - Subjektive Nutzung von Kommunikationskanälen:
Es herrscht häufig Unsicherheit darüber, welche Kanäle für welche Anlässe geeignet sind. („Ja, das habe ich Herrn Müller aus dem PMO damals direkt gesagt, der sollte das an sein Team weitertragen.“) - Mangelnde strategische Kommunikation in großen Projekten:
Wenn beispielsweise wichtige Prozessänderungen nur einmal in einem Quartalsmeeting erwähnt und dann zum Selbststudium ins Intranet gestellt werden, ist es eigentlich kein Wunder, dass diese nicht gelebt werden, oder? („Da haben wir es doch dokumentiert, warum macht ihr das nicht so?“) - Unabgesprochene Kommunikation in die Fachbereiche:
Wenn ein Team-Mitglied dem Fachbereich eine Sache sagt und später ein anderes Team-Mitglied in seinem Austausch dann etwas Widersprüchliches bekanntgibt, ist das Chaos schon geschaffen. Der Fachbereich fühlt sich verwirrt und nimmt Ihr Team als Ganzes weniger erst. Dabei möchten Sie doch sicherlich als Einheit auftreten. („Die wissen ja selber nicht, was genau sie wollen.“)
Unsere Aufgabe ist es oft, ein spezifisches To-Do umzusetzen, wobei das begleitende Change Management und eine gezielte Kommunikation meist nur implizit enthalten sind („Ist ja klar, dass das dazugehört?“). Genau dann übernimmt oft niemand die Verantwortung dafür.
Natürlich neigen wir im Arbeitsalltag dazu, lieber schnell „irgendwie“ zu kommunizieren, um Aufgaben rasch zu erledigen. Doch es lohnt sich, innezuhalten und strategisch zu überlegen, welche Kommunikationswege zielführender wären.
Um sicherzustellen, dass wichtige Informationen wirklich ankommen, ist es entscheidend, die richtigen Kommunikationsformate auszuwählen oder gegebenenfalls neue zu entwickeln.
Fragen Sie sich:
- Wer muss davon erfahren?
- Wann müssen wir wen „ins Boot holen“? Gibt es feste Fristen?
- Auf welche Weise sollte dies geschehen?
- Wer sollte diese Informationen überbringen?
- Wie passt diese Neuerung zu unserer übergeordneten Unternehmensstrategie?
- Wie können wir Nachhaltigkeit sicherstellen?
- Benötigen wir Regelformate, Key User Tests, Reviews?
- Welche Inputs und Feedbacks benötigen wir im Gegenzug?
Die zuvor erstellte Kommunikationsanalyse dient dazu, passende Formate auszuwählen oder die bisher chaotische Kommunikation neu zu strukturieren und zu kanalisieren.
Nutzen Sie doch gleich einmal die Gelegenheit, um Ihren eigenen Kalender und die Ihrer Teammitglieder durchzusehen. Gibt es hier Potenzial für gezieltere Strukturen?
Fazit
Kommunikation und Change Management sind in einer Welt voller „sexy“ Technologiethemen oft nicht die Begriffe, die Ihre Projektmitglieder begeistern. Doch die Kommunikationsanalyse ist ein äußerst pragmatisches und wirkungsvolles Instrument, das wir Ihnen in jeder Veränderung ans Herz legen können: Ob Requirements Engineering, DMS-Einführung, Projekt-Portfoliomanagement oder IT-Strategie – die strategische Koordination der Kommunikation mit den Stakeholdern sollte immer ein zentraler Bestandteil Ihres Vorhabens sein!
Gerne helfen wir Ihnen schnell und pragmatisch auch Ihre Kommunikation unter die Lupe zu nehmen.
