Kommunale Prozess- und Projektlandschaften sind oft komplex und schwer überschaubar. Gemeinsam mit unserem Partner APM-Kommunal helfen wir, einen Überblick zu gewinnen und die Synergien von Projekt- und Prozessarbeit zu nutzen.
Prozessmanagement in Kommunen
Das Thema der Prozessdokumentation und des Prozessmanagements wird im kommunalen Umfeld immer präsenter. Spätestens seit 2013 auf Bundesebene und später auf Länderebene die e-Government-Gesetze rechtswirksam wurden, ist Prozessmanagement für Kommunen in den Fokus gerückt. Der anstehende Generationswechsel in der öffentlichen Verwaltung steigert die Bedeutung dieser Aufgabe noch deutlich.
In vielen Verwaltungen hat es schon zuvor Bemühungen gegeben, Geschäftsprozesse zu dokumentieren, meist im Zusammenhang mit der Stellenplanung und Stellenbewertung. Viele Mitarbeiter in den Verwaltungen haben dabei negative Erfahrungen gesammelt: Ein oder wenige Mitarbeiter/-innen sollten eine umfangeiche Sammlung von Prozessen dokumentieren und pflegen. Die prozessbeteiligten Kollegen und Kolleginnen lieferten Informationen und in der Folge immer wieder Änderungen, die sie dann zur Aktualisierung weiterreichten. Das Prozessteam, das die Aufgabe der Prozessdokumentation meist neben seinen eigentlichen Aufgaben betrieb, kam nicht mehr hinterher. Ab einem gewissen Punkt geriet das Vorhaben der Prozessdokumentation wieder in den Hintergrund.
Mittlerweile gibt es viele digitale Lösungsansätze, um diese Problematik anzugehen. Aber auch diese haben zumeist zwei Dinge mit dem händisch gepflegten Aktenordner gemeinsam: sie sind in der Anwendung alles andere als einfach, und die Pflege der vielen Prozesse bleibt aufwändig.
Projektmanagement in Kommunen
Ähnlich verhält es sich in der kommunalen Projektarbeit. Die einzelnen Fachbereiche benötigen individuelle Projektansätze für ihre unterschiedlichen Projekte. Es gibt viele Projekte, auch mit externen Beteiligten, die es zu koordinieren und einzubinden gilt.
Oft werden Projektpläne in einem Tabellen- oder Textdokument verfasst und liegen dezentral in unterschiedlichen Versionen bei verschiedenen Projektbeteiligten vor. Dadurch gehen Informationen verloren, es entstehen Missverständnisse und niemand kann den eigentlichen Stand des Projekts wirklich überblicken. Budgets und Ressourcen sind in Folge schwer zu planen, und es entstehen Liegezeiten. Teilprojekte sind oft nicht klar als solche erkennbar und müssen als getrenntes Projekt bearbeitet werden. Verschiedene Fachabteilungen verwenden unterschiedliche Tools für Projekte. Das wird bei komplexen Projekten schnell zum Problem.
APM-Kommunal bietet Synergien
Genau hier setzt APM-Kommunal an. Die Software unterstützt mit komplett neu gedachten Strategien sowohl Prozess- als auch Projektmanagement in einem ganzheitlichen Werkzeug. Anwender des Systems aus allen Fachabteilungen werden von der Prozessdokumentation bis hin zur Prozessoptimierung oder der Projektplanung bis hin zur Projektauswertung begleitet.
Besonderes Highlight: Es gibt eine direkte Verbindung zwischen Prozess- und Projektmanagement. Es besteht die Möglichkeit, ein Projekt in einen Prozess zu überführen oder eine Prozessbeschreibung als Grundlage für ein neues Projekt zu verwenden.
Die Software bleibt dabei auf allen Ebenen niederschwellig, d.h. jeder kann die Software mit IT Grundkenntnissen bedienen.
Zusätzlich bietet APM-Kommunal alle gängigen Darstellungsoptionen, die sich nahtlos aus der Tabellenansicht heraus aufrufen lassen. Dazu zählen MindMap, Gantt, Projektzeitpläne, BPMN, Netzplan und die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK). Die Anwender/-innen entscheiden, mit welchen Darstellungsformen sie am liebsten arbeiten.
Prozess- und Projektvorlagen sind in APM-Kommunal beliebig selbst gestaltbar, bis zur freien Ergänzung von Datenelementen und Tabellenstrukturen. Das ist insbesondere in der kommunalen Projektwelt wertvoll, denn hier haben Fachbereiche oft unterschiedliche Anforderungen, die bislang nur durch unterschiedliche Software zu bedienen waren. Ein Grund dafür, warum in vielen Verwaltungen kein einheitliches Projektmanagement-Tool zum Einsatz kommen konnte.
Damit bietet APM-Kommunal eine Möglichkeit zur – revisionssicheren – Zusammenarbeit, die auch fachbereichsübergreifende Projekte ohne Medienbrüche oder Informationsverluste möglich macht. Ein strukturiertes Rechteverwaltungssystem erlaubt es den Projektleitern und Prozesskoordinatoren zu regeln, wer ein Projekt ganz oder in Teilen sehen und/oder bearbeiten darf und wer nicht. So können Beteiligte aus der gesamten Kommune auf verschiedenen Ebenen in Projekte und Prozesse eingebunden werden.
Die gesamte Lösung ist so modular aufgebaut, dass sie sich den Bedürfnissen der Kommune individuell anpassen lässt. In jedem Projekt kann der Bearbeitungsumfang individuell festgelegt werden. So bleiben kleinere Projekte einfach zu handhaben. Für umfangreiche Projekte stehen alle Werkzeuge zur Verfügung, von der Kostenplanung und -management, Risikomanagement, Datenschutzdokumentation bis hin zur IT-Sicherheitsdokumentation und vielem mehr.
Unser Partner: isp-kommunal kennt Kommunen – Kommunen kennen isp-kommunal
Die isp-insoft GmbH mit dem Geschäftsbereich isp-kommunal stellt seit bald drei Jahrzehnten erfolgreich Softwarelösungen für Kommunen bereit – vor allem im Bereich der Kostenrechnung, Sachbearbeitung und Abgabensachbearbeitung. Über 1.300 Anwender in ganz Deutschland nutzen Softwarelösungen, Anwendungskonzepte und Unterstützungsleistungen der isp. Alle Softwarelösungen der isp-kommunal sind aus der Expertise in kommunalen Belangen und Bedürfnissen entstanden, die das Unternehmen über mehrere Jahrzehnte der intensiven Zusammenarbeit mit Kommunen aller Größenordnungen hinweg gesammelt hat.
Autor: Florian Bölter | isp-kommunal
