KI als Lösung für die GoBD in der öffentlichen Verwaltung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind für die öffentliche Verwaltung von zentraler Bedeutung. Diese Richtlinien, die seit ihrer letzten Aktualisierung im Jahr 2019 in Kraft sind, stellen sicher, dass Kommunen und öffentliche Körperschaften ihre Dokumentationspflichten effizient und rechtskonform erfüllen.

Herausforderungen für Kommunen

Die GoBD regeln die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen. Dazu gehören insbesondere die Prinzipien der Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen. Diese Anforderungen sind nicht nur für Unternehmen, sondern auch für öffentliche Verwaltungen von Bedeutung, da sie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verwaltungsprozesse erhöhen.

Öffentliche Verwaltungen stehen bei der Umsetzung der GoBD vor mehreren Herausforderungen:

1. Komplexität der Systeme: Die GoBD erfordern, dass alle steuerrelevanten Prozesse – einschließlich Haupt- und Nebensysteme wie Finanzbuchführung, Lohnbuchführung und Kassensysteme – den Anforderungen entsprechen. Das bedeutet, dass bestehende Fachverfahren oft angepasst oder neue Systeme implementiert werden müssen, um die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten sicherzustellen.
2. Integration und Schnittstellen: Die verschiedenen Fachverfahren innerhalb einer Verwaltung müssen nahtlos integriert werden, um die GoBD-Anforderungen zu erfüllen. Dies umfasst die Sicherstellung, dass Schnittstellen zwischen den Systemen korrekt funktionieren und alle Daten in einer revisionssicheren Weise verarbeitet und gespeichert werden.
3. Aufbewahrungspflichten: Die GoBD verlangen, dass alle steuerrelevanten Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Dies schließt ein, dass die Dokumente unveränderbar und jederzeit zugänglich sein müssen, was eine Herausforderung für die elektronische Archivierung darstellt.
4. Schulung und Bewusstsein: Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung müssen entsprechend geschult werden, um die Anforderungen der GoBD zu verstehen und korrekt umzusetzen. Dies erfordert Investitionen in Schulungsprogramme und die Schaffung eines Bewusstseins für die Bedeutung der GoBD-konformen Prozesse.
5. Verfahrensdokumentation für die Prüfung: Eine detaillierte Verfahrensdokumentation ist notwendig, um den gesamten Prozess der Datenverarbeitung und Archivierung zu beschreiben. Diese Dokumentation muss regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen in den Prozessen oder Systemen zu berücksichtigen.

Insbesondere der letzte Punkt sollte im Bezug auf mögliche externe Prüfungen hellhörig machen.

Lösungswege

Und nun? Wie können Sie in Ihrer Verwaltung die GoBD umsetzen?

Grundlage für die Dokumentation ist die Einführung der E-Akte (DMS) gemäß E-Government Gesetz (EGovG) für alle relevanten Fachbereiche.

Im Anschluss dauert die manuelle Erstellung der Verfahrensdokumentation meist bis zu 5 Monate und bindet viel Zeit der Fachabteilungen. Mithilfe von KI lassen sich zwischenzeitlich – DMS vorausgesetzt – Verfahrensdokumentationen innerhalb von 15 – 20 Minuten erstellen UND aktuell halten.

Fazit

Parallel zu den Herausforderungen um den demographischen Wandel und der Verwaltungsmodernisierung zeigen sich zunehmend neue Anforderungen, wie beispielsweise die Barrierefreiheit (vgl. BITV) oder eben auch der GOBD.

Die GoBD sind ein wesentlicher Bestandteil der rechtssicheren Verwaltung in der digitalen Welt. Deshalb steigt durch die GoBD nochmals mehr die Motivation zur Einführung der E-Akte und der Modernisierung der Fachverfahren.

Beschäftigt Sie das Thema oder sind Sie an smarten KI-gestützten Lösungsansätzen zu den GoBD interessiert? Dann setzen Sie sich wie immer gerne mit uns in Verbindung – wir helfen Ihnen pragmatisch und unkompliziert.