Beim Thema Digitalisierung tauchen zahlreiche Fragen auf:
Wie, wo und mit was fängt Digitalisierung überhaupt an?
Was gilt es bei Digitalisierungsinitiativen zu beachten?
Welche Faktoren beeinflussen überhaupt die Digitalisierung?
Und weshalb scheitern viele Digitalisierungsprojekte?
Bei vielen unserer Kunden stellt sich die Frage, ob digitalisiert werden soll schon gar nicht mehr. Es geht vielmehr um das “Wie?”.
Wachsender Wettbewerbsdruck, sich immer schneller ändernde Marktbedürfnisse, die damit einhergehenden neuen Anforderungen der Fachabteilungen und scheinbar immer besser werdende Möglichkeiten, Arbeitsabläufe digital zu unterstützen oder zu automatisieren – all das sind genug Anstöße, um die Digitalisierung im eigenen Unternehmen voranzutreiben. Doch häufig wissen die wenigsten genau, wo und wie sie damit beginnen sollen – ein klarer Ansatzpunkt und Startschuss für Digitalisierungsinitiativen erscheint kompliziert. Wichtiger denn je ist es deshalb, die Anfragen zur Digitalisierung richtig zu bewerten und priorisieren. Klassische ROI-Betrachtungen nach Fallzahlen und potentiellen Ersparnissen greifen oft zu kurz. Es gilt ein größeres Spektrum zu betrachten.
Folgende 5 Fragen sollten Sie sich stellen, bevor Sie mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen beginnen:
Frage 1: Können die Arbeitsabläufe, die Sie digitalisieren wollen, klar strukturiert bzw. standardisiert werden?
Häufig fallen Sonderfälle und wichtige Ausnahmen zu spät auf. Die Folge: Hohe Zusatzkosten oder gar der Abbruch von Projekten aufgrund von fehlender Akzeptanz. Prozesse, die analog durchgeführt werden, haben einen entscheidenden Vorteil: Flexibilität bzw. Resilienz. Ein analoger Arbeitsablauf kann, trotz seiner Nachteile, flexibel durch unterschiedliche Mitarbeiter bearbeitet werden. Wichtig im Kontext der Digitalisierung ist daher, ob wir alle, aktuell „gelebten“, Sonderfälle benennen können? Ein Prozessmodell in einem Tool wie z.B. BPMN 2.0 bildet immer ausschließlich eine Abstraktion der Realität ab. Umso wichtiger ist es, Ausnahmen, Sonderfällen etc. vorab auf den Grund zu gehen – also den „gelebten“ Prozess zu ermitteln.
Frage 2: Welche Auswirkungen haben Ihre Arbeitsabläufe auf welche Beteiligte?
Unterschiedliche Abteilungen, Mitarbeiter, externe Partner, Lieferanten oder Kunden – wer hat Berührung mit einem bestimmten Arbeitsablauf bzw. Geschäftsprozess? Wer profitiert vom Ergebnis? Wissen alle Beteiligten, welchen Einfluss Sie auf diesen Arbeitsablauf haben? Haben Sie die Möglichkeit, auf die Beteiligten einzuwirken – eine Veränderung voranzutreiben? Hinter jeder neuen Technologie oder innovativen Prozess verbirgt sich neben dem Potential auch immer ein Risiko. Die Abhängigkeit von Partnern oder Kunden kann aber auch gezielt genutzt werden, um z.B. die Technologieauswahl zu unterstützen oder den Nutzungsgrad massiv zu erhöhen. Wer frühzeitig seine Anspruchsgruppen kennt, der kann richtige Entscheidungen treffen.
Frage 3: Welchen Einfluss hat der ausgewählte Arbeitsablauf auf den gesamten Geschäftsbetrieb?
Oft werden unsere Experten zur Rate gezogen, wenn erste Initiativen zur Digitalisierung bereits gescheitert sind oder zu scheitern drohen. Neue Projekte parallel zum operativen Tagesgeschäft umzusetzen stellt gerade mittelständische Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Mangelnde Ressourcen oder schlechte Rückmeldequoten verzögern go-live-Termine oder verhindern die Inbetriebnahme. Häufig werden Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitsabläufen vernachlässigt. Die Folge: Scheinbar „isolierte“ Geschäftsprozesse wirken sich bei genauer Betrachtung doch massiv auf den Geschäftsbetrieb aus. So wird z.B. der „Urlaubsantragsprozess“ auf einmal zur Herausforderung, da dieser u.a. auf die Personaleinsatzplanung beeinflusst. Wer im Vorfeld die Abhängigkeiten eines Geschäftsprozesses genauer abschätzen und bewerten kann, ist hier klar im Vorteil.
Frage 4: Welche Schnittstellen braucht man bei der Umsetzung eines digitalen Arbeitsablaufes?
Wer analoge Arbeitsschritten zu digitalen machen will, setzt meist Potentiale frei. Die Digitalisierung von bisher papierbasierten Abläufen ist oft erst der Anfang. Zentrale Grundvoraussetzung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist die Miteinbeziehung von Schnittstellen. Durch das perfekte Zusammenspiel von Daten über unterschiedliche Systeme hinweg entstehen ganz neue Möglichkeiten zur Vereinfachung und Beschleunigung von wichtigen Prozessschritten. Ein Buchhaltungssystem, das vor Jahrzehnten eingeführt wurde, hat oftmals nicht die technologischen Voraussetzungen, wie z.B. standardisierte Schnittstellen (z.B. REST, SOAP oder ODATA). Schnittstellen müssen vorab definiert und global getestet werden. Hinzu kommt der häufig unterschätzte Aufwand für Wartung im laufenden Betrieb. Eine Bewertung der Komplexität nötiger Schnittstellen im Vorfeld eines Projekts ist unerlässlich.
Frage 5: Welche Wissensintensität steckt hinter einem Arbeitsablauf?
Welche Informationen benötigt ein Mitarbeiter, um einzelne Arbeitsschritte auszuführen? Muss der Mitarbeiter aktuell viele Informationen aus Drittsystemen oder Dokumenten wie SAP, Excel oder papierbasierten Akten beziehen? Wie kommt der Mitarbeiter zu dem Ergebnis, das er zu liefern hat? Gerade Planungs-, Konzeptions- oder Bewertungsaufgaben benötigen viel menschliches Wissen. Von dieser „Wissensintensität“ wird die Attraktivität von Digitalisierungsinitiativen auch beeinflusst.
Fazit
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern, weil grundlegende Fragestellungen zu spät oder gar nicht beantwortet wurden. Ebenso führt häufig eine schlechte oder nicht vorhandene Priorisierung der Initiativen zu mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Wichtiger denn je ist deshalb eine klare Roadmap für die Umsetzung von Prozessdigitalisierungen, basierend auf vorher definierten Rahmenbedingungen zur Attraktivitätsbewertung.
