Im ersten Teil unseres Artikels über Change Management haben wir beschrieben, was Sie grundsätzlich beachten müssen, wenn Sie Digitalisierungsprojekte erfolgreich zusammen mit Ihren Mitarbeitern durchführen möchten. Jetzt möchten wir Ihnen noch ein paar praktische Tipps für die Umsetzung mit auf den Weg geben.
Im ersten Teil unseres Artikels haben wir ausführlich die Ausgangslage des Veränderungsmanagements bei Digitalisierungsprojekten unter die Lupe genommen. Jetzt möchten wir Ihnen noch für die praktische Umsetzung einige Tipps mit auf den Weg geben, um mit Ihrem Vorhaben nachhaltigen Erfolg zu schaffen:
Stellen Sie einen Strategiebezug her:
Machen Sie sich selbst und allen Beteiligten bewusst, was der konkrete Projektauftrag ist und was Sie damit erreichen möchten. Stellen Sie aber auch klar, wie dieses Projekt in die Gesamtstrategie passt. Soll die Digitalisierung primär die Effizienz steigern, weil Sie sparen müssen? Möchten Sie den Prozess resilienter und skalierbarer gestalten, weil Sie wachsen möchten? Sollen Abstimmungsaufwände minimiert und mehr Freiräume für Kreativität geschaffen werden, weil Sie innovativer werden wollen? Müssen Sie Transparenz schaffen und Wissen dokumentieren, weil viele Ihrer Mitarbeiter bald in den Ruhestand verabschiedet werden? Diese übergeordneten strategischen Zielsetzungen schärfen auch das Digitalisierungs-verständnis und erhöhen die unternehmensweite Identifikation.
Ernennen Sie Mitstreiter, um Commitment zu schaffen:
Es kann oftmals zielführender sein, wenn Sie eine bestimmte Person aus der betroffenen Abteilung zur fachlichen Projektleitung machen. Sie kennt die Anforderungen, den Prozesskontext und „ungeschriebene“ Gesetze und Eigenheiten. Dazu muss natürlich methodische Kompetenz (z.B. aus einem BPM-Team) ebenso wie ein technischer Lead (z. B. aus der IT) zur Seite gestellt werden.
Treffen Sie Entscheidungen mit und nicht für die Betroffenen:
Nichts ist schlimmer, als wenn Sie während der Projektumsetzung feststellen, dass Sie einen Stakeholder vergessen haben miteinzubeziehen. Dieser wird sich mit Ihrem Ergebnis im Zweifel nicht mehr anfreunden, weil er sich nicht abgeholt und gehört fühlt. Gehen Sie ganz pragmatisch, z. B. über eine Prozesslandkarte, an die Thematik heran: Wo würden Sie dieses Projekt einordnen? Wer kann damit potenzielle Berührungspunkte haben? Welche Informationen werden hier auf welche Weise ausgetauscht? Welche Motivationen und Interessen könnten dabei vorherrschen? Identifizieren Sie frühzeitig alle Anspruchsgruppen und binden Sie diese aktiv mit ein. Alle Betroffenen sollten von Ihrem Vorhaben und Ihren Zielsetzungen wissen und Beteiligungsmöglichkeiten erhalten, damit sie Entscheidungen mittragen können.
Binden Sie Erfahrungswissen ein:
Um eine nachhaltig tragfähige Lösung in Ihrem Projekt zu entwickeln, müssen Sie Erfahrungswissen abholen. Lassen Sie die Betroffenen selbst Lösungen gestalten – unter methodischer Anleitung, um Denkräume zu vergrößern und in die richtige Richtung vorzustoßen.
Nutzen Sie frühzeitige User Tests:
Wenn Ihnen die Zielerreichung in den geplanten Timelines wichtig ist, lassen Sie die Anwender testen, sobald Sie etwas vorzeigen können. So holen Sie Feedback frühzeitig ab und können noch wichtige Änderungen veranlassen.
In Systeme „zwingen“:
Sie erinnern sich, was wir in Teil 1 über nachhaltige Verhaltensänderungen ausgeführt haben? Wie auch ein ehemaliger Raucher wieder rückfällig werden kann, so werden auch Ihre Mitarbeiter in Versuchung geraten, an der neuen digitalen Lösung „vorbei“ zu arbeiten. „Bevor ich das jetzt wieder alles in das neue System eintippe, rufe ich einfach schnell direkt in der Produktion an!“ Daher kann es sinnvoll sein, Ihre Mitarbeiter erst gar nicht in Versuchung kommen zu lassen, sondern an gewissen Punkten in das neue System zu „zwingen“. Vielleicht kann der Prozess erst weitergehen, wenn bestimmte Qualitätsschritte protokolliert sind. Oder aber ich kann einen Ausführungsprozess erst dann einplanen, wenn alle Vorarbeiten erledigt sind. Das richtige Maß zwischen Zwang und positiver Verstärkung müssen Sie für Ihr Unternehmen erarbeiten!
Stellen Sie Umsetzungssicherheit durch regelmäßige Reviews sicher:
Auch wenn Ihr Projekt offiziell beendet ist, ist es wichtig, einen regelmäßigen Austausch mit dem Fachbereich zu institutionalisieren. Ist es wirklich besser geworden? Wie haben sich die definierten Kennzahlen entwickelt? Was behindert noch im Arbeitsalltag und was können wir in einem neuen Projekt angehen? Vermitteln Sie das Gefühl, dass die Anwender nicht allein gelassen werden; sondern auch nach Projektende eine Anlaufstelle haben, um eine Arbeitsweise der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen.
Fangen Sie klein an, um Großes zu erreichen:
Auch ein kleines Startprojekt kann zu einem großen Leuchtturm werden, der Verständnis für Digitalisierung schafft und vor allem Lust auf mehr macht. Unterschätzen Sie dabei nicht die Macht des internem Marketings. Stellen Sie die Erfolge Ihres Projekts so dar, dass sie ohne Fachvokabular verständlich und greifbar sind.
Fördern Sie kooperative Ansätze:
Um einen wirklichen „Geist der Veränderung“ in Ihrem Unternehmen zu schaffen, sind abteilungs-übergreifende Plattformen zum Austausch von Erfahrungen, zum Einnehmen verschiedener Perspektiven und zum Lernen voneinander gefragt. Oftmals sind die Gräben zwischen Abteilungen historisch gewachsen und werden oft nicht in Frage gestellt. Der Zeitgeist ist heute aber ein anderer und es gibt hierfür ausreichend softwaregestützte Möglichkeiten – nutzen Sie dies strategisch.
Nehmen Sie neue Vorgehensweisen in die Unternehmens-DNA auf:
Wenn Sie in ersten Leuchtturmprojekten die Mehrwerte der Digitalisierung unter Beweis stellen konnten, stehen Sie nun vor der Königsdisziplin der Skalierung und dem unternehmensweiten Roll-Out. Nehmen Sie sich zu Herzen, was Sie in diesen ersten Projekten über Ihre Mitarbeiter, über die Digitalisierung und Ihr Unternehmensumfeld gelernt haben und entwickeln Sie eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Vorgehensweise für Digitalisierungsvorhaben, die langfristig in Fleisch und Blut übergehen kann. Wie also sieht ein ideales Digitalisierungsprojekt in Ihrem Unternehmen aus? Wer hat dabei welche Verantwortungen und Aufgaben? Wie werden Betroffene einbezogen und Lösungen geschaffen?
Digitalisierung kann nur durch Ihre Mitarbeiter zum Erfolg werden. Ein begleitendes Change Management ebnet dabei den Weg und hebt Ihr Unternehmen auf den nächsten Reifegrad!
Hat Sie unser Artikel inspiriert?
Haben Sie Fragen oder wollen Sie gerade selbst Digitalisierungsprojekte auf den Weg bringen?
Kommen Sie gerne auf uns zu – wir beraten und unterstützen Sie!
Autor: Melanie Tabbi
