Aus den Augen, aus dem Sinn? Zusammenarbeit und Team-Führung in Corona Zeiten – Teil 1

Seit Tagen sind die Büros in Deutschlands komplett leer, oder die Mitarbeiter kommen nur zeitversetzt zur Arbeit. Dieser Zustand könnte künftig zur neuen Normalität werden. Daher stellt sich die Frage, wie sich Change Management in remoten Teams gestalten kann?

Wir sind gerade in der 3. Corona-Woche, in der die Büros des Landes so richtig betroffen sind. Diese sind nun weitgehend verlassen; Home-Office ist notgedrungen zur vorherrschenden Arbeitssituation mutiert. Aktuell ist Unsicherheit in der Bevölkerung eine der vorherrschenden Grundstimmungen. Gerade jetzt, in einer bisher außergewöhnlichen Krisenzeit, ist bei Arbeitnehmern eine präsente und klare Führung gefragt. Doch wie kann diese in remoten Teams realistisch aussehen?

Neu sind Remote-Teams nicht. Sicher gab es auch in Ihrem Unternehmen vor der jetzigen Situation den ein oder anderen Mitarbeiter, der öfters im Home-Office arbeitete. Viele Teams realisierten in den vergangenen Jahren gemeinsam Projekte, ohne sich täglich im Büro begegnet zu sein. Grundsätzlich sind diese Veränderungen ja auch erwünscht: Mehr Zeit zuhause. Weniger Dienstreisen. Eine flexiblere Arbeitswelt.  

Der Unterschied liegt nun vielmehr darin, dass dieses Modell abrupt zur Norm werden könnte. Dabei machen heutige Technologien die Zusammenarbeit von verteilten Personen in Echtzeit wie selbstverständlich möglich. Die Herausforderung besteht eher darin, die Teamkultur und das Effizienzlevel, das Führungskräfte oder Teammitglieder in den letzten Jahren aufgebaut haben, auch beizubehalten, wenn man sich nicht täglich sieht.

Herausforderungen remoter Teams

Tatsächlich werden Ihnen in den nächsten Wochen vielfältige Herausforderungen für die Arbeit in remoten Teams begegnen. Sie lassen sich in verschiedene Themenfelder einteilen, die wir im Folgenden genauer betrachten werden:

Funktionierende Technik / digitale Infrastruktur:

Es klingt vielleicht banal, aber tatsächlich gilt es zunächst, die Basis für remote Zusammenarbeit sicherzustellen. Ohne sie ist Home-Office nicht möglich. Gleichzeitig zahlen die hier gefundenen Lösungen auf alle anderen Herausforderungen ein.

• Klare IT-Architektur: Welches Tool nutzen wir für welchen Zweck? Kennen Ihre Mitarbeiter diese Einteilung? Schaffen Sie hierzu Klarheit und dokumentieren Sie die Anforderungen am besten in einem Wiki!

• Funktionierende Zugänge: Sind Ihrem Team alle Informationen (z.B. über VPN) zugänglich? Funktionieren alle Tools auch zuhause? Müssen weitere Lizenzen gekauft werden? Gehen Sie die täglichen Prozesse mit Ihrem Team aus „Remote-Perspektive“ durch und binden Sie die IT ein, sobald Sie auf entsprechende Probleme stoßen!

• Transparenz in der Datenhaltung: Haben Sie an Ihr Team kommuniziert, was wie wo abgespeichert wird, damit alle Zugriff darauf haben? Wie kann dies sichergestellt werden? Auch hier müssen Sie entsprechende „Spielregeln“ kommunizieren!

• Aufgabenkoordination: Gibt es ein für Sie passendes Tool, um Arbeitspakete innerhalb des Teams zu koordinieren und den Fortschritt transparent zu machen? Fragen Sie die IT oder führen Sie ein Software-Casting mit Ihren Prozessanforderungen durch!

• Unterstützung “weicher” Faktoren: Diesen Punkt führen wir später noch aus – es geht darum, wie bisherige „weichere“ Führungsaufgaben in dieser Situation softwareseitig unterstützt werden können. Überlegen Sie sich, welche Ihrer Führungsaufgaben über remote Arbeit erschwert werden und finden Sie dafür digitale Lösungen!

Administration:

In diesem Kontext meinen wir mit Administration die Verwaltung und Koordination von Aufgaben und Tätigkeiten innerhalb des Teams. Hierbei ergeben sich Herausforderungen schon allein dadurch, dass die Mitarbeiter nicht am selben Ort sind:

• Erreichbarkeit und Bemerken von An- / Abwesenheit: Im Home-Office sieht man nicht, ob die Teammitglieder gerade am Arbeitsplatz sind oder nicht. Das erschwert es, die andere Person gezielt erreichen zu können und führt zu Frustration, wenn jemand nicht gleich den Webcall entgegennimmt. Nutzen Sie entsprechende Tools, z. B. Microsoft Teams oder Slack, und erlassen Sie Regeln zur Anwesenheitsanzeige bei Ihren Mitarbeitern, so dass für jeden ersichtlich ist, wer gerade nicht erreicht werden kann.

• Warten auf Informationen: Diese Leerlaufzeiten steigern die Frustration weiter. Im Büro kann ich, wenn etwas gerade „brennt“, direkt zum richtigen Kollegen laufen. Der bemerkt die Dringlichkeit meiner Lage sofort und wird normalerweise alles stehen und liegen lassen. Wenn wir aber remote arbeiten, klickt derselbe Kollege meinen Anruf vielleicht weg, um eine andere Tätigkeit zuerst abzuschließen. Nutzen Sie eine entsprechende digitale Infrastruktur mit verschiedenen Dringlichkeiten / Priorisierungen von Aufgaben und setzen Sie klare Fristen.

• Nachfragen benötigen mehr Zeit: Abläufe können sich aufgrund der oben genannten Herausforderungen länger hinziehen. Vergessen Sie auch nicht, dass insbesondere jüngere Mitarbeiter der Generationen „Gen-Z“ und „Gen-Y“ tendenziell den Griff zum Telefonhörer scheuen. Das aktive Nachfragen wird dadurch oft hinausgezögert oder findet doppelt statt (erst einige Male per Mail / Chat und wenn Dinge dann immer noch unklar sind erst per Telefon / Webcall). Das frisst Zeit! Vermeiden Sie lange E-Mail-Korrespondenzen und rufen Sie einfach direkt an!

• Überblick: Weil ich nicht mehr zufällig mitbekomme, an was meine Kollegen gerade arbeiten, ist die Aufgabenverteilung und der Stand der Bearbeitung verschiedener Arbeitspakete oft unklar. Auch hierfür gibt es viele geeignete Tools, damit aufwändige Rückfragen unnötig werden und die Mitarbeiter das Gefühl haben, zu wissen was um sie herum passiert.  

• Informationsfluss & spontane Kommunikation („Flurfunk“): Viele wichtige Informationen, die vielleicht nicht direkt mit einem Arbeitspaket oder Auftrag zusammenhängen, sondern eher auf einer Meta-Informationsebene des Unternehmens anzusiedeln sind, verbreiten sich in klassischen Arbeitsformen wie von Zauberhand. Der Flurfunk entlastet Sie als Führungskraft („Der neue Praktikant fängt doch erst nächste Woche an!“ „Wir benutzen ab nächstem Monat ein neues Abrechnungssystem!“). Grundsätzlich ist eine gezielte Informationsverteilung ohnehin wertschätzender und sicherer. In remoten Teams ist es zur effizienten Erledigung von Aufgaben unerlässlich, dass diese Art der Kommunikation weiterhin aufrechterhalten wird. Außerdem ist sie wichtig, damit sich Ihre Mitarbeiter nicht ausgeschlossen fühlen!

Im zweiten Teil dieses Artikels, der in Kürze erscheinen wird, widmen wir uns den Herausforderungen aus der Kategorie „Zwischenmenschliches“ – natürlich weiterhin mit praktischen Anwendungstipps.

Kommen Sie mit Fragen, Anregungen und Ideen gerne auf uns zu!

Autor: Melanie Tabbi