Organisationsberatung für die öffentliche Verwaltung

Prozessmanagement
für die öffentliche Verwaltung

Eine Kommune oder Landratsamt hat durchschnittlich
zwischen 1.200 bis 1.500 Prozesse!
Hierfür braucht es spezielle Methoden des Prozessmanagements.

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Kommunales Prozessmanagement

Weshalb Sie als Verwaltung ein etabliertes
Prozessmanagement benötigen?

Sie sind nicht allein, wenn...

  • Ihr Aufgabengliederungsplan eigentlich nur „Papier“ ohne tatsächlichen Einfluss auf die Fachbereiche bleibt…
  • alle von „Prozessen“ reden, aber in Wirklichkeit keine klar definierten Prozesse vorhanden sind…
  • die Fachbereiche die Verantwortung für Prozesse oft auf die Organisation oder IT abwälzen…
  • bei der Einführung der E-Akte oder des OZG deutlich wird, dass kaum Wissen über die bestehenden Prozesse vorhanden ist…
  • Themen wie Wissensmanagement letztlich nur „Word-Dateien“ auf dem Laufwerk des Sachgebiets sind…
  • Sie vor dem Stadtrat oder Kreistag bei der Frage „Wie weit sind wir mit der Digitalisierung?“ nur mit „ähm…“ antworten können, weil Sie keinen Überblick über die gesamten Verwaltungsleistungen haben…
  • es häufig Konflikte zwischen den Fachbereichen gibt, da die Prozessschnittstellen nicht definiert sind…
  • Ihre „Lotsen“ oder Fachverantwortlichen zwar Titel haben, aber keine Klarheit über ihre Aufgaben oder Werkzeuge besteht…
  • alle nach Digitalisierung rufen, aber außer „Schrankware“ nur wenige Leuchtturmprojekte umgesetzt werden können…
  • …

      Genau deswegen helfen wir Ihnen,  kommunales Prozessmanagement  pragmatisch und zielgerichtet einzuführen und zu betreuen.

      Was macht für unsere kommunalen Kund:innen den Erfolg aus?

      Gemeinsam mit der bamero konnten wir die beiden Sichtweisen der Organisationsentwicklung sowie der IT im Rahmen der Strategieklausur zu einem starken Zielbild für unsere Zukunft verbinden. Durch einen Mix aus strategischen und methodischen Ergebnissen, wie auch tiefem technischen und fachlichem Sparring konnten wir operative Themenstellungen für unsere Mitarbeitenden greifbar machen und in Projekten umsetzen.

      Stefan Krause

      Amtsleitung Digitalisierung | Landratsamt Lörrach

      Besonders schätzen wir an dieser Zusammenarbeit, dass uns nicht nur ein "Schema F" vorgesetzt wurde, sondern, dass die bamero ganz bewusst den Blick auf die bestehenden Problemstellungen und das Entwickeln einer dafür passenden Lösung für die Stadtverwaltung Memmingen legt.

      Tanja Schröck

      Amtsleitung Organisation und Digitalisierung |
      Stadt Memmingen

      Wir haben uns bei der bamero AG jederzeit gut aufgehoben, kompetent beraten und verstanden gefühlt. Die Vorgehensweisen waren für uns sehr verständlich und wir konnten uns jederzeit selbst aktiv einbringen. Das hat Spaß und Lust auf mehr gemacht! Ich bin sehr zufrieden mit dem Projektergebnis und bin zuversichtlich, dass die E-Akte durch diese gründliche Vorbereitung effizient eingeführt werden kann.

      Silvio Schneidereit

      Fachbereichsleiter Ausländer- und Personalstandwesen | Landkreis Lindau

      Die Digitalisierung und die Einführung der E-Akte warfen in unserer Verwaltung diverse Fragestellungen auf. Die Experten der bamero AG führten uns im Rahmen von abwechslungsreichen und gut aufgebauten Workshops zu einem klaren Zielbild und einem besseren Verständnis der möglichen Lösungsansätze. Methoden, Werkzeuge und Inhalte der Workshops waren innovativ, kurzweilig und motivierten unsere Mitarbeiter trotz der anspruchsvollen Themen.

      Gerd Schwarz

      Erster Beigeordneter | Stadtverwaltung Tettnang

      Es braucht den Blick der bamero AG von außen auf unsere internen Prozesse, um zu erkennen, wo Potential für Vereinfachung liegt.

      Siegfried Ehrlinspiel

      IT-Leiter | Stadt Konstanz

      Gemeinsam mit der bamero AG haben wir es geschafft als zuständige Abteilung für das zentrale Prozessmanagement bei der Stadt Friedrichshafen strukturiert ein klares Zielbild zu formulieren und pragmatische Maßnahmen abzuleiten. Die begleitenden Schulungen und Beratung ermöglicht es uns selbst schrittweise den Herausforderungen im Umgang mit Verwaltungsprozessen zu begegnen.

      Nicole Dunkenberger

      Stellvertretende Amtsleiterin, Abteilungsleitung Organisationsentwicklung und digitale Transformation | Stadt Friedrichshafen

      Als Kommune stehen wir aktuell vor großen und vielfältigen Herausforderungen rund um das Thema Digitalisierung. Gemeinsam mit der bamero AG konnten wir sehr schnell und effizient Transparenz in das komplexe Thema Verwaltungsprozesse bringen.

      Johannes Henne

      Bürgermeister | Gemeinde Immenstaad am Bodensee

      [..] Auch bei der Umsetzung der IT-Strategie in Themenfeldern wie Outsourcing-Analyse oder IT-Service-Management setzen wir auf die Zusammenarbeit mit bamero. Als Verwaltung schätzen wir an der bamero die langjährige Erfahrung im kommunalen Bereich, das offene Sparring in allen Themen und die Bereitschaft, für die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse auch vor unserem Gemeinderat persönlich einzustehen.

      Jens Hulbert

      Hauptamtsleiter Gemeindeverwaltung |
      Gemeinde Meckenbeuren
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      Wir zeigen Ihnen, was  kommunales Prozessmanagement 
      für Ihre Verwaltung leisen kann!

      Was wir leisten:

      • Zielbild-Workshops für das kommunale Prozessmanagement
      • Erarbeitung eines maßgeschneiderten pragmatischen Plans zur Einführung
      • Erarbeitung von Prozessregistern in Anlehnung an den Aufgabengliederungsplan
      • Einführung von Prozessmanagement mit Rollen, Tools, Methoden / Vorgehensweisen usw.

       

      • Motivation für das Prozessmanagement bei Führungskräften und Mitarbeitern
      • Software-Auswahl und Ausschreibung

       

      • Schulungen und Trainings zum Thema Prozessmodellierung, BPMN 2.0 und Prozessmanagement speziell für Kommunen!
        >> zu den Schulungen (Link)

       

      • Regelmäßige Sprechstunden für Prozessaufnahmen und -Analysen
      • Operative Unterstützung bei der Prozessaufnahme, Prozessmodellierung und Prozessoptimierung für Projekte im Bereich von OZG, E-Akte, Posteingang, TR-RESISCAN, Wissensmanagement, IT-Servicemanagement und viele mehr

       

      Was Sie erhalten:

      • Eine klare Vorstellung, wie Sie mit dem kommunalen Prozessmanagement Ihre aktuellen Herausforderungen angehen können
      • Wissen – über Prozessmanagement, Rollen, Vorgehensweisen, Tools etc.
      • Integration des Prozessmanagements in andere Themenfelder wie Wissensmanagement, Servicemanagement, Projektmanagement u.w.m.
      • Einen pragmatischen Plan zu Einführung und Umsetzung
      • Ein Prozessregister für maximale Transparenz
      • Geeignete Tools
      • Geschulte Mitarbeiter und eigene Experten, die das Thema intern umsetzen können
      • Begleitung und Beratung in Form von Sprechstunden, Projektunterstützung oder allgemeinem Sparring

       

       

      Was sich ganz konkret ändert?

      • Ihre Führungskräfte, Amtsleiter, Dezernenten und Sachgebietsleiter verstehen den Mehrwert und die Grenzen von Prozessmanagement UND ihre eigene Verantwortung dabei
      • Ihre Mitarbeiter der ORGA / IT und Ihre „Lotsen“ sind in der Lage Prozesse zu identifizieren, dokumentieren und zu verbessern
      • Durch ein Prozessregister wird die Vielzahl der Prozesslandschaft für alle Beteiligten klar und eine Auswahl von Prozessen für z. B. OZG oder E-Akte einfach
      • …

       

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      Konkrete Unterstützung

      Sie möchten nicht nur „Papier“ vorliegen haben, sondern direkt in die Umsetzung gehen – dann sind Sie bei uns genau richtig.

      Keine Ressourcen

      Das klingt gut, aber Sie haben aktuell keinerlei freie Ressourcen?
      Genau hierfür können wir temporär Experten stellen, die eine Einführung des Prozessmanagements oder auch konkreter Unterstützung in den Projekten sicherstellen.

      Setzen Sie – wie viele andere Kommunen, Landratsämter und Ministerien – auf unsere kommunale  Expertise

      …denn: Wir begleiten seit mehr als 10 Jahren kleine Kommunen, große Städte, Landkreise und Ministerien bei der Verwaltungsdigitalisierung.

      Universitätsstadt Tübingen
      Stadtverwaltung Stockach
      Stadtverwaltung Friedrichshafen
      Stadtverwaltung Rottweil
      Stadtverwaltung Immenstaad
      Stadtverwaltung Geisingen
      Stadtverwaltung Tettnang
      Landkreis Lindau am Bodensee
      Stadtverwaltung Tengen
      Stadtverwaltung Konstanz
      Stadtverwaltung Memmingen
      Landratsamt Lörrach
      Gemeinde Meckenbeuren
      Stadtverwaltung Ravensburg

      Vereinbaren Sie noch heute einen unverbindlichen Termin.

      Experte für Verwaltungsdigitalisierung, OKR und agile Methoden

      Timo Kreiter
      Experte für
      kommunales Prozessmanagement

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      Häufige  Frage und Antworten  zum Thema kommunales Prozessmanagement.

      Benötigen wir als erstes ein "Tool" zur Modellierung?

      Nein. Erst die Methode – dann das Werkzeug.
      Wenn Sie nicht wissen, was das kommunale Prozessmanagement für Sie ganz speziell leisten soll, wird kein „Tool“ der Welt das richtige sein…

      BPMN, Picture oder doch ein Wiki?

      Die Welt der Notationen ist groß und jede Notation hat Ihre Vor- und Nachteile.
      Je nach Anforderung eigenen sich einige Notationen besser zur Prozessdokumentation als andere.

      Was ist ein "Prozessregister"?

      In der Verwaltung haben wir für alle „Stammdaten“ ein Register. So beispielsweise für den Personenstand oder die Kraftfahrzeuge.

      Stellen Sie sich vor, Sie hätten alle Ihre ca. 1.200 Verwaltungsprozesse in einem Register. Hier wären beispielsweise alle zugehörigen Fachverfahren, OZG-Leistungen oder Verantwortlichen verknüpft. Zudem wäre zu jedem Verwaltungsprozess der Bezug zum Aufgabengliederungsplan ersichtlich…
      Diese Art von Dokumentation lehnt sich stark an das Enterprise Architecture Management (EAM) aus der Industrie. Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle Informationen sind verknüpft und dadurch auswertbar.

      Weshalb Sie das benötigen?
      Sie können jederzeit Aussagen über z. B. den Grad der Digitalisierung oder die nächste Welle der OZG-Leistungen treffen. Faktenbasiert.

      Wir haben bereits "Lotsen" (auch wenn nicht so benannt) in den Fachämtern - wie können wir diese einbinden?

      Das Konzept der z. B. „Digital-Lotsen“ ist weit verbreitet. Jedoch wird es nur sehr selten aktiv gelebt.
      Viel zu oft hat jemand einen „Hut“ in der Abteilung für das Thema aufgesetzt bekommen, aber keinerlei Stellenanteil – ergo Zeit – dafür. Auch sind es häufig die Amtsleiter, welche den Job der „Digital-Lotsen“ übernehmen sollen… 

      Mit dem richtigen Prozessmanagement finden Sie endlich die passenden Austauschformate und Hilfen für Ihre Lotsen.